Grundlagen Buchhaltung

Wichtige Begriffe, Vorgehensweisen und Praktiken bei der Buchführung.

Rechnungswesen Grundlagen werden im 2. Lehrjahr unterrichtet und bilden die Basis für die weiteren Wirtschafthemen im 3. und 4. Lehrjahr zum Informatiker EFZ.

Geschichte

Bereits bei den Ägyptern, später bei den Griechen und Römern wurden Einnahmen und Ausgaben schriftlich festgehalten. Die spätere Nachverfolgbarkeit von geschäftlichen Transaktionen war bereits früh gegeben. Die doppelte Buchhaltung geht auf das 14 Jahrhundert zurück und entwickelte sich in Italien. Daher stammen auch einige Begriffe aus dem Italienischen (bspw. Bilanz).

Bedeutung

In der Praxis stellt das Rechnungswesen das bedeutendste Hilfsmittel zur Unternehmensführung bereit. Die Zahlen geben Auskunft über Vermögen und Schulden der Unternehmung und den finanziellen Erfolg der unternehmerischen Tätigkeit. Das Rechnungswesen bildet damit die Basis für das unternehmerische Handeln und die Basis für betriebswirtschaftliche Entscheidungen.

Ziel Rechnungswesen

Das Rechnungswesen hat unter anderem die Aufgabe, das Vermögen und die Schulden einer Unternehmung in einer Bilanz festzuhalten und die Aufwände und Erträge aus unternehmerischer Tätigkeit in der Erfolgsrechnung zu erfassen.

Buchführungspflicht

Juristische Personen, sowie Einzelunternehmen und Personengesellschaften mit einem Umsatzerlös grösser als CHF 500’000.- sind gemäss OR 957 buchführungspflichtig. Die Buchführungspflicht bildet die Grundlage der Rechnungslegung und muss laut OR 957a folgenden Kriterien genügen:

  1. vollständige, wahrheitsgetreue und systematische Erfassung der Geschäftsvorfälle und Sachverhalte
  2. Belegnachweis für die einzelnen Buchungsvorgänge
  3. Klarheit aufweisen
  4. Zweckmässigkeit mit Blick auf die Art und Grösse des Unternehmens
  5. Nachvollziehbarkeit

Ziel der Rechnungslegung ist es Aussenstehenden schnell einen Überblick der wirtschaftlichen Lage des Unternehmens zu bieten. Aus diesem Grund hat sich die Buchführung und Rechnungslegung nach gewissen Standards etabliert.

Einführung

Damit ein Unternehmen eine Leistung erbringen kann, benötigt sie dazu Vermögen (Maschinen, Fahrzeuge, …). Dieses Vermögen wird mit Kapital (Schulden bei Lieferanten, Banken oder Eigentümern) angeschafft. In der Buchhaltung nennt man das Vermögen Aktive und das Kapital Passive.

Aktivkonten

Für jeden Vermögensposten führt ein Unternehmen in ihrer Buchhaltung ein Aktivkonto. Dieses Konto weisst jeweils den aktuellen Bestand aus. Wichtige Aktivposten in einem Unternehmen können sein: Bargeldbestände, Guthaben bei Kunden, Maschinen für Produktion, Büroeinrichtungen, Geschäftsautos, Geschäftsräumlichkeiten usw. Diese einzelnen Aktivposten werden in der Buchhaltung besonders bezeichnet.

Wichtige Aktivposten Buchhalterischer Begriff
Bargeldbestand Kasse
Guthaben bei Kunden Debitoren (Forderungen aus Leistung und Lieferung)
Maschinen für Produktion Maschinen
Geschäftsautos Fahrzeuge
Geschäftsräumlichkeiten Immobilien

Das Aktivkonto wird in Form eines Kontenkreuzes geführt. Dabei sind die folgenden Buchungsregeln zentral.

aktivkonto

Passivkonten

Für jeden Kapitalposten (Schulden) führt ein Unternehmen in ihrer Buchhaltung ein Passivkonto. Dieses Konto weisst jeweils den aktuellen Bestand aus. Wichtige Passivposten in einem Unternehmen können sein: Schulden bei Lieferanten, Darlehensschulden, Kapital vom Inhaber usw. Diese einzelnen Passivposten werden in der Buchhaltung besonders bezeichnet.

Wichtige Passivposten Buchhalterischer Begriff
Schulden bei Lieferanten Kreditoren (Verbindlichkeiten aus Leistung und Lieferung
Darlehensschulden Passivdarlehen
Kapital vom Inhaber Eigenkapital

Das Passivkonto wird in Form eines Kontenkreuzes geführt. Dabei sind die folgenden Buchungsregeln zentral.

passivkonto

Saldo

Die Differenz zwischen der Soll- und Habenseite nennt man in der Buchhaltung Saldo. Er wird immer auf der schwächeren Seite des Kontos eingetragen.

Bei den Aktivkonten sind die Eintragungen auf der Sollseite grösser als auf der Habenseite, daher wird der Saldo auf der Habenseite eingetragen. Der Saldo entspricht dem Schlussbestand des betreffenden Aktivkontos.

Bei Passivkonten sind die Eintragungen auf der Habenseite grösser als auf der Sollseite, daher erscheint der Saldo auf der Habenseite. Der Saldo entspricht auch hier dem Schlussbestand des betreffenden Passivkontos.

Abschluss und Eröffnung Konten

Mit den einzelnen Schlussbeständen werden die Konten in der neuen Geschäftsperiode wieder eröffnet (d.h. Schlussbestand altes Jahr = Anfangsbestand neues Jahr).

Die einzelnen Geschäftsfälle werden jeweils anhand den Buchungsregeln in die einzelnen Konten eingetragen. In der Praxis gibt es eine grosse Menge von Geschäftsfällen. Um da noch den Überblick bewahren zu können, werden die einzelnen Geschäftsfälle verkürzt in zeitlicher Reihenfolge in einem „Tagebuch“, dem sogenannten Journal, mit einem Buchungssatz festgehalten. Der Buchungssatz selber enthält immer die Anweisung, welche zwei Konten durch den Geschäftsfall betroffen sind.

Als erstes Konto in einem Buchungssatz wird das Konto genannt, bei welchem die Eintragung im Soll gemacht wird. Das zweite Konto ist das Konto, bei dem der Betrag auf der Habenseite eingetragen wird.

Buchungssatz = Soll / Haben (das Zeichen / wird als „an“ ausgesprochen, d.h. Soll an Haben)

Die Überlegungen beim Bilden von einem Buchungssatz

  1. Welche beiden Konten sind durch den Geschäftsfall betroffen?
  2. Verursacht der Geschäftsfall eine Zu- oder Abnahme in den gewählten Konten?
  3. Das Konto, bei dem Betrag im Soll steht wird als erstes genannt. Danach wird das Konto angegeben, bei dem der Betrag auf der Habenseite eingetragen wird.
  4. Eintrag der Beträge in die Konten.

Beispiel

Der Geschäftsfall lautet: „Der Geschäftsinhaber erhöht seine Kapitaleinlage durch Banküberweisung von CHF 5’000.-.“ Bei diesem Geschäftsfall sind die Konten „Bank“ und „Eigenkapital“ betroffen. Das Bankkonto steigt, da der Geschäftsinhaber CHF 5’000.- darauf überweist, d.h. der Betrag wird auf der Sollseite eingetragen (Buchungsregel Aktivkonto). Das Eigenkapital steigt ebenfalls, da das Unternehmen dem Eigentümer mehr schuldet, d.h. der Betrag wird auf der Habenseite eingetragen (Buchungsregel Passivkonto). Der Buchungssatz lautet entsprechend:
Bank / Eigenkapital CHF 5’000.-

Am Ende eines Geschäftsjahres werden die Aktiv- und Passivkonten abgeschlossen, d.h. es wird Vermögen und Kapital einander gegenüber gestellt. Die Saldi der Abschlüsse der einzelnen Konten werden in die Bilanz übertragen. Dabei ist zu beachten, dass die Summe der Aktiven gleich gross ist wie die Summe der Passiven, also das Vermögen hält sich mit den Schulden die Waage (bilancia (it)).

Gliederung der Bilanz

Die Vermögens- und Kapitalkonten werden in der Bilanz einander gegenübergestellt und in einer gewissen Reihenfolge aufgestellt.

Die Aktiven werden unterteilt in Umlauf- und Anlagevermögen. Zum Umlaufvermögen gehören Vermögensteile, die kurzfristig in flüssige Mittel umgewandelt werden können. Die Reihenfolge der Konten wird nach deren Liquidierbarkeit aufgeführt. Zum Anlagevermögen gehören alle Vermögenswerte, die der Unternehmung langfristig zur Leistungserstellung zur Verfügung stehen.

Die Passiven werden in Fremd- und Eigenkapital unterteilt. Das Fremdkapital umfasst die kurz- und langfristigen Verbindlichkeiten (Schulden) gegenüber Dritten. Kurzfristige Schulden sind innert 1 Jahr zahlbar, längerfristige Schulden haben eine Zahlungsfrist von mehr als 1 Jahr. Die Konten werden nach ihrer Fälligkeit eingereiht. Das Eigenkapital stellt die Verpflichtung der Unternehmung gegenüber den Geschäftseigentümern dar.

Dreispaltige Bilanz

Eine korrekt gegliederte Dreispaltige Bilanz sieht beispielsweise wie folgt aus:

bilanz

Typische Konten verschiedener Branchen

Anhand der Konten einer Unternehmung lässt sich auf deren Branchenzugehörigkeit schliessen. Dabei kann unterschieden werden in Handels-, Produktions- oder Dienstleistungsbranche. Im Handel sind typische Konten Warenvorräte, Warenbestand o.ä. und in der Produktion trifft man häufig Rohmaterialvorrat, Maschinen o.ä.

Die Verbuchung zwischen Aktiv- und Passivkonten führen lediglich zu Veränderungen in der Vermögens- und Kapitalstruktur, haben aber keinen Einfluss darauf, ob ein Unternehmen Gewinn oder Verlust macht. Die meisten Unternehmen setzen sich zum Ziel, Gewinne zu erwirtschaften. Zum Beispiel werden Dienstleistungen gegen Entgelt dem Kunden bereitgestellt oder aus Rohstoffen werden Fertigprodukte hergestellt und dem Kunden verkauft. Dadurch entsteht für ein Unternehmen ein Ertrag. Das Erstellen der Dienstleistung, resp. dem Fertigprodukt verursacht auf der anderen Seite für das Unternehmen einen Aufwand, da zum Beispiel Löhne an die Angestellten gezahlt werden.

Die unternehmerische Tätigkeit

Die unternehmerische Tätigkeit lässt sich unterteilen in Güter und Dienstleistungen herstellen und Güter und Dienstleistungen verkaufen.

Die Herstellung verursacht eine Abnahme beim Vermögen oder eine Zunahme bei den Schulden. Den Wertverzehr nennt man in der Buchhaltung Aufwand. Beim Verkauf entsteht eine Zunahme beim Vermögen. Diesen Wertzuwachs nennt man in der Buchhaltung Ertrag.

Für jede Aufwand- und Ertragsart wird ein separates Konto geführt, um die einzelnen Aufwände und Erträge besser im Überblick zu behalten. Die Saldi dieser Konten wird am Ende des Geschäftsjahres in die Erfolgsrechnung übertragen.

Buchungsregeln

Da die Saldi der Erfolgskonten (Aufwand- und Ertragskonten) jeweils am Ende des Geschäftsjahres in die Erfolgsrechnung übertragen werden und der Gewinn oder Verlust für die Rechnungsperiode berechnet wird, haben die Erfolgskonten zu Beginn der Rechnungsperiode keinen Anfangsbestand.

aufwand ertrag

Erfolgswirksame und -unwirksame Buchungen

Sobald ein Buchungssatz ein Erfolgskonto betrifft, spricht man von einer erfolgswirksamen Buchung, da diese Buchung einen Einfluss auf den Erfolg hat (positiv oder negativ). Erfolgsunwirksame Buchungen führen zu keiner Veränderung von Gewinn oder Verlust und beinhalten daher im Buchungssatz nur Bilanzkonten (Aktiv- und Passivkonten).

Kaufproblem

Immer wenn ein Unternehmen etwas kauft, stellt sich die Frage, ob nun der Betrag in ein Aktiv- oder ein Aufwandskonto gebucht werden muss. Dabei helfen die folgenden Regeln:

  1. Güter, die dem mehrjährigen Gebrauch dienen (Gebrauchsgüter), werden als Aktiven gebucht, wie bspw. Mobilien, Maschinen, Fahrzeuge etc. Da sich diese Güter im Laufe der Zeit entwerten, muss sich diese Wertminderung auch in der Buchhaltung zeigen (Buchhaltung zeigt immer die Realität). Diese Wertminderung wird in der Buchhaltung als Aufwand erfasst (Abschreibungen).
  2. Gegenstände, die in der Regel für den Verbrauch innerhalb eines Jahres bestimmt sind (Verbrauchsgüter), werden als Aufwände verbucht, bspw. Büropapier, Toner, Werbeprospekte, Reinigungsmaterial etc.
  3. Güter, die für den Wiederverkauf bestimmt sind (Handelsbranche) werden als Aufwände erfasst, bspw. Warenaufwand für den Kauf von Waren und Warenertrag für den Verkauf von Waren.